Wichtige Informationen zur Eigentümerversammlung 2021

Uns erreichen in letzter Zeit vermehrt durchaus berechtigte Anfragen zur Abhaltung von Eigentümerversammlungen in Zeiten der Corona Pandemie. Wir als Verwaltung kennen natürlich unsere Pflicht zur Durchführung einer Eigentümerversammlung nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Dieser Verpflichtung können wir aufgrund geschlossener Veranstaltungsstätten (Restaurants, Sportstätten, Kultur- und Versammlungsstätten etc.) derzeit jedoch nicht bzw. nur schwer nachkommen.

Wir möchten deshalb die folgende Mitteilung zum Anlass nehmen, Sie über die von uns geplante Vorgehensweise in Bezug auf die Eigentümerversammlungen zu informieren und erste Fragen zu beantworten.

Ist eine Versammlung in Corona-Zeiten erlaubt?

Je nach Regelung im Bundesland kann es sein, dass die Durchführung einer Eigentümerversammlung momentan zulässig oder untersagt ist. Diese Regelung kann sich auch immer kurzfristig wieder ändern. Veranstaltungen ab einer bestimmten Teilnehmerzahl können auch im privaten Raum verboten sein. Meistens scheitert ein Treffen aber auch am fehlenden Versammlungsort. Viele Eigentümerversammlungen finden in Restaurants oder Cafés statt. Sind diese geschlossen, steht gar kein ausreichend großer Treffpunkt zur Verfügung. Da eine Eigentümerversammlung immer unter Ausschluss der Öffentlichkeit abgehalten werden muss, ist ein Versammlungsort im Freien höchstwahrscheinlich nicht möglich.

Einhaltung der Hygienevorschriften und Abstandsregelung

Zum Schutz der Eigentümer und unserer eigenen Mitarbeiter sind auch wir dazu verpflichtet, die aktuell geltenden Hygiene- und Abstandsvorschriften einzuhalten. Dieses ist unseren Verwaltungsräumen aktuell nicht möglich. Wir sind daher zwingend auf größere Veranstaltungsräume angewiesen.

Welche rechtlichen Voraussetzungen sind zu beachten?

Sollten die Verwaltung und/oder Gemeinschaft einen den rechtlichen Vorgaben entsprechenden Raum, zur Abhaltung einer Versammlung gefunden haben, muss die Eigentümergemeinschaft sowohl die Haftung für daraus resultierende gesundheitliche Schäden der Teilnehmer, als auch die Haftung für Rechtsfolgen bei eventuellen Verstößen gegen das Infektionsschutzgesetz und die entsprechenden Corona-Verordnungen übernehmen.

Zudem kann das Fehlen einzelner Eigentümer, beispielsweise weil sie z. Bsp. zu einer Risikogruppe gehören, dazu führen, dass die Einladung zu der Eigentümerversammlung nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Die an der Versammlung gefassten Beschlüsse könnten daher anfechtbar sein.

Hierzu entschied das Amtsgericht München mit Beschluss vom 25.02.2021 (Az. 1291 C 2946/21 EVWEG) im Eilrechtsschutz, dass eine vom Verwalter anberaumte Eigentümerversammlung vor Ort dem klagenden Eigentümer aufgrund der derzeitigen Infektionslage und der gesetzlichen Vorschriften nicht zumutbar sei. (Quelle: www.vermieterverein.de/news_artikel/jGTpC23m/Corona:%20Absage%20von%20Eigentumerversammlung/from_newsletter/1/)

Organisatorische & zeitliche Herausforderung

Eine Verschiebung aller Versammlungen auf das zweite Halbjahr 2021 ist aus organisatorischen und zeitlichen Gründen für uns nicht möglich. Eine Versammlung muss in jedem unserer Objekte gründlich vor- und auch nachbereitet werden (z.B. Einladungen schreiben und versenden, Tagesordnungspunkte aufbereiten, ggf. Änderungen/Ergänzungen zur Tagesordnung verkünden, Terminvereinbarungen mit Veranstaltungsstätten, Protokollerstellung u.v.m.). Selbst wenn wir alle Versammlungen auf das zweite Halbjahr 2021 verschieben würden, ist es nicht möglich, alle für die im ersten Halbjahr geplanten Versammlungen nachträglich durchzuführen und zeitgleich die täglichen Vorgänge zur Zufriedenheit all unserer Kunden zu erledigen.

Welches Vorgehen hat die Verwaltung stattdessen geplant?

Da wir aktuell keinen Termin zur Eigentümerversammlung 2021 benennen und planen können und aktuell auch nicht davon ausgehen, dass eine Präsenzveranstaltung vor Mitte Juni 2021 möglich sein wird, übersenden wir allen Eigentümern mit den Jahresabrechnungen ein Umfrageblatt , um feststellen zu können, welche Vorgehensweise von den Eigentümern bevorzugt wird.

Wir bieten Ihnen für die dringend erforderlichen Beschlussfassung im Jahr 2021 die folgenden Möglichkeiten an:

1. Umlaufbeschluss gemäß § 23 Absatz 3 WEG (alle Eigentümer müssen in Textform zustimmen)
2. Durchführung einer Ein-Mann-Präsenzversammlung (nur der Verwalter ist im Versammlungslokal anwesend) mit Vollmachten unter Audio-/Videobeteiligung der Wohnungseigentümer zur Besprechung der Abrechnung und evtl. anderer dringender Tagesordnungspunkte. Die Beschlussfassung der Tagesordnungspunkte erfolgt dann nach der Versammlung mit einem schriftlichen Umlaufbeschluss gemäß § 23 Absatz 3 WEG. Sollte bei Ihnen keine Möglichkeit bestehen an der Online Versammlung teilzunehmen so können sie Fragen oder Beanstandungen rechtzeitig vor der Versammlung bei uns in Textform einreichen.
3. Präsenzversammlung mit Teilnahmemöglichkeit aller Eigentümer nach Verfügbarkeit von ausreichend großen Versammlungslokalen (Termin ungewiss und durch die aktuelle Rechtsprechung teilweise anfechtbar und auch verschiebbar).

Sie können hierbei auch eine Mehrfachauswahl treffen, wenn Sie mit allen Varianten einverstanden sind. Nach Erhalt der ausgefüllten Umfrageblättern, werden wir die Variante auswählen, für die die Mehrheit der Eigentümer gestimmt hat.

Präsenzversammlung

Sofern die Gemeinschaft eine Präsenzveranstaltung möchte und es die räumliche und rechtliche Situation erlaubt Eigentümerversammlungen durchzuführen, werden wir hierzu einladen. Voraussetzung hierfür ist jedoch die schriftliche Erklärung der teilnehmenden Eigentümer zu folgenden Punkten:

1. Die Verpflichtung die Vorschriften zur Hygiene und die Abstandsregelungen am Versammlungstermin einzuhalten.
2. Die Erklärung, dass am Versammlungstag keine Symptome einer Erkältungskrankheit vorhanden sind oder dass man erst gerade von einer Erkältungskrankheit wieder genesen ist.
3. Haftungsfreistellung gegenüber der Fa. Schmid Hausverwaltungen GmbH und dem Betreiber des Versammlungslokals in Bezug auf Schäden, die dem teilnehmenden Eigentümer durch eine Ansteckung mit dem Coronavirus anlässlich der Eigentümerversammlung entstehen können.
4. Haftungsfreistellung gegenüber der Fa. Schmid Hausverwaltungen GmbH in Bezug auf Schäden, die durch eine Beschlussanfechtungsklage eines oder mehrerer Eigentümer im Hinblick auf die Durchführung der Eigentümerversammlung entstehen können, sofern ein Gericht die Beschlüsse dieser Eigentümerversammlung für ungütig oder nichtig erklärt, da die Durchführung der Eigentümerversammlung zu diesem Zeitpunkt rechtlich noch nicht möglich war

Folgende weitere Punkte sind zu beachten:

• Die Tagesordnung wird hierbei auf die dringlich erforderlichen Tagesordnungspunkte begrenzt.
• Bei mehreren Wohnungseigentümern für eine Wohnung bitten wir um Teilnahme eines einzigen Wohnungseigentümers.
• Ältere oder gesundheitlich angeschlagene Eigentümer sollten, wenn möglich von Ihrem Recht eine Vollmacht zu erteilen, Gebrauch machen.
• Da eventuell aufgrund der begrenzten Anzahl von Versammlungslokalen mehrere Versammlungen an einem Tag stattfinden müssen, wird die Versammlung dann zeitlich begrenzt durchgeführt.

Was passiert mit meinen bereits gemeldeten Tagesordnungspunkten?

Sollten die von Ihnen gemeldeten Tagesordnungspunkte nicht (zeit-)kritisch sein, werden wir diese gerne in der nächsten Versammlung aufnehmen und besprechen. Sollte der Tagesordnungspunkt aus Ihrer Sicht ganz dringlich sein, bitten wir um Rücksprache.

Ich bin mit dem Vorgehen trotz der o.g. Erläuterungen nicht einverstanden, was kann ich tun?

Rufen Sie uns gerne an und wir finden vielleicht eine gemeinsame Lösung für das vorliegende Problem.