Ihr Partner rund um Ihr Wohnungseigentum

Schmid Hausverwaltungen GmbH

    Login

    Digitaler Wandel in der Immobilienverwaltung

    Ob unsere tägliche Kommunikation, in Schulen und Büros oder auch im Gesundheitswesen und der gesamten Arbeitswelt: Die Digitalisierung lässt sich nicht mehr aufhalten und verändert jeden Tag das private und auch berufliche Leben ein Stückchen mehr. Für viele Menschen ist es eine Chance zur Veränderung. Für andere hingegen überwiegen die Risiken und Ängste, die dieser Wandel mit sich bringt. Besonders die Verwaltungsbranche steht mit der Digitalisierung vor einer der größten Herausforderungen ihrer Geschichte.

    „Da wir als moderne und innovative Verwaltung, ebenso wie einst Michael Pachmaje, der Meinung sind, dass die Digitalisierung nicht wie ein technologischer Trend vorbeigehen wird, sondern höchstens der Gedanke daran, haben wir die letzten Jahre bereits unsere Hausaufgaben gemacht“, verriet uns die Standortleiterin für Hamburg, Mareike Schmid in einem Gespräch. Sie selbst kommt ursprünglich aus dem Software-Bereich und kennt und versteht natürlich auch die Ängste und Bedenken ihrer Kunden. „Besonders in der Immobilienverwaltung dürfen wir die meist älteren Eigentümer und Mieter nicht mit technologischen Pflichten überrumpeln“, bestätigt uns auch der Geschäftsführer Uwe Schmid. „Wir werden daher versuchen, wann immer es uns möglich ist, zweigleisig zu fahren und besonders den älteren Menschen weiterhin auch analogen Zugang zu uns und ihren Unterlagen zu ermöglichen.“  

    Wie und was genau die Schmid Hausverwaltungen GmbH für den digitalen Wandel bei gleichzeitig analoger Leichtigkeit in den kommenden Jahren plant, präsentierte das Unternehmen uns und auch all ihren Eigentümern bei einem Online-Event. 

    Digitale & transparente Kommunikation  

    Bereits 2020 führte das Unternehmen für Ihre Eigentümergemeinschaften ein Kundenportal ein, welches es den Unternehmen ermöglicht, digital per App, E-Mail oder Desktop mit ihren Eigentümern zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Herr Schmid betonte in seinem Vortrag, dass das Tool ursprünglich eingeführt wurde, um mehr Transparenz in der Vorgangsbearbeitung zu schaffen. Da das Tool aber so gut von seinen Kunden angenommen und genutzt wurde, plant die Verwaltung die Ausweitung und Verknüpfung des Kundenportals zu sämtlichen technologischen Planungen für die kommenden Jahre.  

    Neue und innovative Software 

    So plant das Unternehmen, auch im Zuge des neuen WEG, die Anschaffung und Verknüpfung eines neuen ERP-Systems, welches den neuen rechtlichen Anforderungen entspricht und den Eigentümern/Beiräten in naher Zukunft auch eine digitale Rechnungsprüfung ermöglichen soll.   

    Ebenso sollen sämtliche Verwaltungsunterlagen in den nächsten Jahren digitalisiert und in einem DMS/ECM-System überführt werden, damit die Unterlagen schnell und einfach auch im Kundenportal zur Verfügung gestellt werden können.  

    Sichtbare Verbrauchsdaten (Wasser, Heizung)  

    Auch die Verbrauchsdaten sollen nicht zuletzt wegen der neuen Energieeffizienzrichtlinie EED, transparent für alle Eigentümer und Mieter im Kundenportal sichtbar und nachvollziehbar gemacht werden, erläutert uns der Referent Herr Napel in seinem Teil der Präsentation an diesem Abend. Die Firma hat bereits in den letzten Jahren darauf geachtet, dass funkfähige Messgeräte in den von ihnen verwalteten Objekten eingebaut wurden. Zusammen mit ihren dafür ausgewählten Partnerfirmen, werden nun in den ersten Häusern entsprechende Datensammler installiert, die tagesgenau die Verbrauchswerte übermitteln und in einem nächsten Schritt an das Kundenportal ausgespielt werden sollen. Ebenso können kaputte Messgeräte direkt erkannt und ein Austausch beauftragt werden.  

    Hybridversammlung 

    „Viele Verwaltungen scheuen sich, diesen neuen Weg der Online-Teilnahme an einer Eigentümerversammlung auszuprobieren und die erforderlichen Beschlüsse in den Eigentümergemeinschaften zu fassen“, bestätigt uns Herr Moritz Schmid an diesem Abend. „Es ist in unserer Branche immer etwas schwierig, bei solchen digitalen Möglichkeiten ganz vorne mitzuspielen, weil man nicht gerne der erste Präzedenzfall des Bundesgerichtshofs sein möchte. Wir sehen es aber als große Chance, dass Eigentümer, die auf Geschäftsreisen bzw.im Urlaub sind oder aufgrund ihrer Arbeitszeiten noch nie die Möglichkeit hatten, an einer Versammlung teilzunehmen, endlich auch ihre Stimme erheben und abgeben dürfen. Und letztendlich beschließt das Ob und Wie ja auch jede Eigentümergemeinschaft für sich selbst.“ 

    Am Ende des Abends frage ich mich, wie eine Verwaltung mit aktuell 8 Mitarbeitern, ein solches Event auf die Beine stellen kann und zusätzlich noch den angekündigten Wandel in den kommenden Monaten bewältigen möchte? Jeder Mitarbeiter, der z.B. bei einer Umstellung eines ERP-Systems in seinem Unternehmen dabei war, dürfte wissen, dass eine reibungslose Umstellung die Königsdisziplin in der Software-Welt darstellt. Und dennoch scheint es die Verwaltung, neben dem laufenden Tagesgeschäft, zu meistern. In einem Gespräch mit der Prokuristin Frau Beate Schmid, erfuhr ich, dass das Unternehmen diesen Wandel nur durch den Einsatz und dem Rückhalt des gesamten Teams schafft. „Wir schätzen jeden einzelnen Mitarbeiter sehr, und besprechen alle Maßnahmen gemeinsam im Team. Ohne diesen Rückhalt könnten wir diesen Wandel nicht vollziehen.“ 

    Die größte Herausforderung der Verwaltung dürfte in den kommenden Monaten dennoch sein, dass sie die meisten Maßnahmen mit den einzelnen Eigentümergemeinschaften beschließen lassen muss. Ohne die Zustimmung der Kunden gibt es also auch keinen bzw. ggf. auch nur einen kleineren digitalen Wandel als ursprünglich geplant.